Vous vendez votre entreprise? Vous achetez une entreprise? Vous prenez votre retraite et cédez l’entreprise à un membre de votre famille? Dans tous les cas, vous ferez appel à votre comptable, votre fiscaliste, votre avocat pour les différents aspects financiers et légaux de la transaction. Mais qu’en est-il du transfert des connaissances? À qui ferez-vous appel?
Lors d’une transaction ou tout simplement lors d’un départ à la retraite d’un employé clé, le transfert des connaissances est un élément crucial souvent oublié ou négligé. Pourtant, il a un impact direct non seulement sur le fonctionnement de l’entreprise à court et moyen terme, mais aussi sur sa viabilité à court, moyen et long terme. Qu’en est-il exactement?
Le transfert des connaissances est un processus structuré qui consiste à décortiquer tous les aspects d’un poste et de les prioriser dans le temps afin de s’assurer qu’ils sont compris et acquis par le repreneur ou la relève. Il ne s’agit pas seulement de faire travailler le cédant avec le repreneur ou le retraité avec la relève durant quelques mois, cela est nettement insuffisant.
Voici donc les principales étapes menant à un transfert des connaissances complet et réussi:
- Identifiez l’échéancier du transfert des connaissances. Le ferez-vous sur un an, deux ans, etc.. Cela dépendra de l’entente de transfert dans le contrat de vente ou de la date retenue pour le départ à la retrait.
- Révisez les responsabilités assumées par le cédant ou le futur retraité.
- Élaborez la liste détaillée de toutes les tâches exercées par le cédant ou le futur retraité. Allez dans le micro détail, c’est important.
- Répertoriez les tâches par champ d’activités.
- Identifiez les compétences requises pour chacune des tâches, autant au niveau technique que du savoir-être.
- Identifiez la priorité du délai de transfert de chacune des tâches. Laquelle doit être comprise et acquise avant l’autre. L’enchaînement doit être logique et en fonction de votre cycle opérationnel.
- Évaluez les compétences du repreneur ou de la relève. Identifiez les écarts.
- Identifiez les moyens de transfert des connaissances requis. Exemple: formation, coaching, etc..
- Identifiez la date d’échéance pour chacune des tâches à transférer tout en tenant compte de l’échéancier final.
- Élaborez le plan de transfert des connaissances et communiquez-le au repreneur ou à la relève.
- Identifiez les dates de suivi et surtout, faites-les! À la semaine, aux deux semaines, au mois. Ici, il n’y a pas de mauvaise réponse. Tout dépend de la rigueur des personnes concernées par le processus.
Le secret? Faites-vous accompagner par une ressource spécialisée! Cette ressource voit des choses que vous ne voyez plus ou que vous prenez pour acquises. De plus, elle assurera le suivi du processus et fera en sorte que le transfert se déroule tel que planifié. Vous obtiendrez donc les résultats visés et assurerez le maintien des connaissances à l’interne. Bon transfert!
