Nombre d’études ont démontré que les rencontres d’équipe étaient, pour plusieurs, un synonyme de perte de temps. Comment est-ce que ces moments pourtant si importants peuvent sembler si inutiles pour d’autres? Essentielles à l’avancement et à la réalisation des différents projets menés au sein de votre organisation, sans elles, l’organisation pour laquelle vous travaillez n’existerait probablement pas au moment où vous lisez ces lignes. Pour en favoriser le succès ainsi que l’adhésion des différents participants, certains éléments doivent être considérés.
- Une bonne préparation: Tout commence avant même le déroulement de la rencontre. En effet, un travail de préparation se doit d’avoir lieu, par exemple par la conception et l’envoi d’un ordre du jour aux participants. Celui-ci vous permet de structurer la rencontre, et ce, autant pour vous que pour les participants. N’oubliez pas, il vaut mieux ne pas tenir de réunion que d’en tenir une mal préparée. Il va également de soit que vous maitrisiez bien les dossiers dont vous compter aborder; vous ferez sans aucun doute face à différentes questions, soyez prêt à y répondre!
- Ne pas les multiplier: Ce phénomène est devenu si fréquent qu’on le surnomme aujourd’hui la «réunionite»; il s’agit de la surabondance des réunions de travail. Pourtant, comme on le dit si bien: trop, c’est comme pas assez! En effet, il n’est pas nécessaire de multiplier les réunions, au risque de leur faire perdre leur valeur ajoutée. En planifiant trop de réunions, vous risquez de diminuer l’intérêt de vos collègues envers celles-ci. Prenez donc l’habitude de vous demander si la tenue de la rencontre est vraiment nécessaire. Est-ce qu’une conversation téléphonique ou encore un courriel ne pourrait pas suffire?
- Sélectionner les participants: Bien sûr, assurez-vous de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les principaux sujets de votre rencontre. À cet effet, demandez-vous si les personnes convoquées peuvent participer activement à la réunion, sans quoi non seulement vous leur ferez perdre du temps, mais ils se sentiront inutiles.
- Favoriser la participation des membres: Les réunions d’équipe peuvent être un moment pour favoriser le partage d’idées, par exemple dans le but de trouver une solution à un problème. C’est dans cette situation que vous devez mettre les conditions en place pour favoriser la participation des membres. Adopter une attitude positive en prônant l’écoute active. Ce n’est pas le temps de réprimander, sans quoi les participants n’oseront plus prendre parole. Les dispositions physiques de la rencontre peuvent également favoriser le partage d’idées; assoyez-vous à une table ronde de sorte que tous les participants puissent établir un contact visuel. Parfois, tenir une rencontre à l’extérieur de l’entreprise est favorable. Bref, soyez créatif et efficace!
- Respecter l’échéance: Inutile d’étendre la durée de votre réunion, sans quoi vous risquez de perdre l’intérêt et la concentration des participants. De plus, lorsque vous convoquez une rencontre, rappelez-vous que vous monopolisez du temps précieux à vos collègues; évitez donc de perdre du temps sur des éléments moins importants et concentrez-vous sur les objectifs principaux de votre rencontre.
Enfin, que ce soit pour faire le suivi de dossier, pour trouver des solutions à un problème ou encore pour annoncer des décisions ou des changements, les rencontres d’équipe sont des moments précieux dont vous devez savoir profiter. En rendant vos réunions efficaces et intéressantes, vous n’en ferez qu’optimiser les résultats!
