Ce petit guide de survie a été élaboré afin de vous remémorer les aspects importants de la gestion des priorités dans votre travail quotidien. N’hésitez pas à y faire référence dès que vous vous sentez débordé ou lorsque vous vous interrogez sur la pertinence de ce que vous êtes en train de faire.
1- Examen des priorités
Les trois questions à se poser avant d’effectuer une tâche:
1- Est-ce que cette tâche contribue au succès de mes clients et à leur satisfaction?
2- Est-ce que cette tâche supporte les objectifs stratégiques de l’entreprise?
3- Est-ce que cette tâche améliore mon efficacité personnelle et ma performance?
Si vous répondez non à l’une de ces questions, demandez-vous si cette tâche est vraiment importante.
Comment déterminer si une tâche est importante?
Utilisez la grille qui suit pour vous aider à évaluer l’importance d’une tâche.
| Urgent | Pas urgent | |
|---|---|---|
| Important | (A) Faites-le maintenant | (B) Faites-le bientôt |
| Pas important |
(C) Dois-je vraiment faire ceci? | (D) Ne le faites pas! |
(A) Faites-le maintenant: (Urgent et important). Ces tâches sont les premières en haut de votre liste. Ce sont des activités dont le facteur temps est crucial et qui contribuent à l’atteinte de vos objectifs
Exemple:
- Échéances de projets
- Urgences médicales
- Demandes et plaintes de clients
(B) Faites-le bientôt: (Non urgent et important). Ce sont les choses qui contribuent à l’atteinte des objectifs, mais dont le délai n’est pas crucial.
Exemple:
- Planification de projets ou d’affectations
- Préparation d’événements futurs
- Réseautage
(C) Dois-je vraiment faire ceci?: (Urgent et pas important). Ces tâches sont de type réactionnel. Elles ont un facteur temps critique, mais qui ne contribue pas à l’atteinte des objectifs. Tentez de ne pas passer trop de temps sur ces tâches pour vous concentrer sur celles plus importantes. Où encore, demandez-vous: ces tâches peuvent-elles être déléguées?
Exemple:
- Interruptions routinières
- Certains rapports
- Certains appels téléphoniques
(D) Ne le faites pas! (Non urgent et pas important). Ces tâches n’ont pas d’échéance cruciale et ne contribuent pas à l’atteinte d’objectifs importants. Prenez en considération les conséquences à ignorer ces activités avant de prendre votre décision.
Évitez:
- Courriels publicitaires
- Relations sociales
- Détails inutiles
- Procrastination
- Certains appels téléphoniques
Conseil
Prenez une feuille de papier et inscrivez toutes les choses que vous devez accomplir aujourd’hui ou cette semaine. Lorsque vous aurez terminé, évaluez l’urgence et l’importance de chaque tâche et notez celles-ci d’un A, B, C ou D.
2- Que faire quand tout est prioritaire
Voici quelques conseils pour éviter les pièges des priorités.
- Négociez les échéanciers
Posez des questions comme: « Est-ce urgent?”, « Que voulez-vous dire par le plus tôt possible? », « Est-ce que demain serait satisfaisant? ». Ces questions vous aideront à éviter de faire face à de fausses priorités.
- Classez vos tâches en ordre séquentiel
- Accumuler le travail ou les questions
Accumuler les tâches similaires (photocopies, questions à une personne, etc.). Cela évite les déplacements à répétition.
- Faites un contrôle de la réalité
Lors qu’une personne vous demande quelque chose, posez des questions pour identifier exactement ce qui doit être fait et pour quand. Ceci vous aidera à établir la liste de vos priorités.
- Mettez les cartes sur table
Informez les personnes qui vous demandent de l’aide ou des services que vous avez d’autres priorités et qu’il vous fera plaisir de les aider quand vous aurez terminé ce dont vous avez à faire.
- Sollicitez l’aide
Si vous êtes responsable de tâches pour lesquelles d’autres peuvent et sont capables d’aider, demandez leur aide.
- Dites simplement non
Vous ne rendez aucun service lorsque vous acceptez une tâche que vous n’aurez pas le temps d’accomplir. Et vous vous rendez encore moins service si vous acceptez de faire le travail des autres et de ne pas faire le vôtre.
Toutefois, dire trop souvent non vous rendra impopulaire auprès des autres. Refusez d’aider les autres seulement si le fait de leur donner du temps met en péril vos tâches prioritaires (A).
- Faites-en un peu plus
Et oui, parfois il faut mettre un peu plus de temps au travail pour parvenir à effectuer toutes les tâches. On ne vous demande pas de travailler 24hres/24 mais y mettre quelques heures de plus de temps en temps peuvent vous éviter d’être débordé par la charge de travail et de prendre du retard.
Par: Josée Dorval, cria
