Vous désirez mettre sur pied un manuel de l’employé et vous doutez de sa nécessité? Prenez quelques minutes pour lire ce bref article qui saura sans doute vous convaincre quant à l’utilité de ce guide.
Tout d’abord, bien qu’il est possible de définir le manuel de l’employé d’une multitude de façons différentes, nous le définissons ici comme étant: «Un outil de gestion qui permet aux employés de mieux connaître l’entreprise et ses attentes, tout en assurant une équité et une rigueur dans l’application des règles de fonctionnement, des procédures et des conditions de travail.»[1]. À cette définition, nous ajoutons qu’il s’agit d’un outil qui assure une transparence dans la gestion des ressources humaines. Plusieurs autres termes sont parfois utilisés pour signifier ce même manuel; guide des employés, politiques des conditions de travail, politique des ressources humaines, outil de gestion, etc.. Qu’à cela ne tienne, la terminologie utilisée sera en accord avec votre culture d’entreprise et le style de gestion qui y est pratiqué.
Dans tous les cas, ce document est bien plus qu’un simple outil de communication; il s’agit plutôt d’un guide fort utile afin de susciter l’engagement des employés dès leur entrée en fonction. La présentation du manuel de l’employé à l’étape de l’accueil et de l’intégration prend toute son importance d’autant plus qu’elle permettra au nouvel employé de développer un sentiment d’appartenance à l’égard de votre entreprise. Ainsi, le manuel d’employés est l’un des premiers dossiers que l’on remet entre les mains du nouvel employé, car il est la première source de renseignement sur leur milieu de travail.
D’un autre côté, le manuel de l’employé est un outil de gestion qui démontre clairement votre désir de cohérence et de respect des règles au sein de votre établissement. La rigueur dans l’application de ces règles prouve l’importance accordée à l’équité et la transparence dans les procédures et les conditions de travail de votre organisation. L’entreprise démontre ainsi qu’elle se soucie de ses employés et qu’elle met les efforts nécessaires afin d’établir une structure interne cohérente. Si une situation particulière avait à survenir dans vos relations de travail, le manuel d’employé agit donc à titre de document de référence pour vous tout comme pour vos employés. Certes, ce manuel ne peut répondre à toutes questions, mais il demeure principalement utile afin d’aborder les situations les plus courantes permettant aux employés de connaitre leurs droits et responsabilités; c’est en quelque sorte la carte de présentation de votre organisation!
Quelques mises en garde s’imposent toutefois :
- Que les bottines suivent les babines! Assurez-vous d’écrire les règles que vous êtes prêt à appliquer. Les cas d’exception doivent être supprimés, le manuel prime sur toutes les situations.
- Impliquez vos gestionnaires dans l’élaboration du manuel. Ces derniers doivent y adhérer afin de l’appliquer.
- Formez vos gestionnaires sur le manuel de l’employé. Ce sont les personnes responsables de son application et de son respect. Pour être en mesure d’intervenir, ils doivent le maîtriser.
- Révisez le contenu sur une base annuelle. Assurez-vous que vos règles sont à jour et respectent la législation en vigueur.
Vous n’avez pas encore de manuel de l’employé? L’équipe de Concept RH peut vous aider à la réalisation de ce document en s’assurant que ce dernier soit bien adapté à votre organisation. N’oubliez pas que ce guide est une véritable source de renseignements unique, d’où la nécessité d’avoir les compétences ainsi que le temps nécessaire afin de l’élaborer. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour plus d’informations!
[1] http://www.emploiquebec.gouv.qc.ca/fileadmin/fichiers/pdf/Regions/Monteregie/16_imt_guide-accueil-integration_ent.pdf
